Databeskyttelsesforordningen (GDPR)

Hvad betyder den, og hvordan behandler vi børnenes og de unges personlige oplysninger på Sofieskolen?

 

Hvad er formålet med databeskyttelsesforordningen, og hvilke typer af personoplysninger skal vi passe særligt godt på?

Formålet er at styrke sikkerheden omkring personoplysninger, for eksempel oplysninger om børnenes diagnoser, cpr-numre eller familieforhold.

Helbredsoplysninger, oplysninger om race, etnisk oprindelse samt politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning er eksempler på oplysninger, vi skal passe særligt godt på. Det samme gælder oplysninger om seksuel orientering, strafbare forhold og lignende (listen er ikke udtømmende).

Informationer kan være defineret som følsomme i databeskyttelsesforordningen, eller de kan være fortrolige i henhold til forvaltningsloven.

Oplysninger af denne type gemmer vi sikkert i vores IT-system. Papirdokumenter opbevares i et aflåst skab.

Oplysningerne skal sendes som sikker digital post (via sikker mail, via et sikkert kommunikationssystem som ”Bosted” eller e-boks).

 

Send personfølsomme oplysninger om børnene og de unge til en sikker postkasse
Når man sender en almindelig e-mail, svarer det til at sende et åbent postkort med posten. Alle kan i princippet læse med. Sikker e-mail svarer til at sende et postkort i en konvolut, der kun kan åbnes af den rigtige modtager.

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller private oplysninger skal den sendes på Digital Post. Digital Post er en service på de fælles-offentlige portaler Borger, E-Boks og Virk. For at sende en sikker e-mail til Sofieskolen på de fælles-offentlige portaler, skal den sendes til Sofieskolens CVR nummer (59996614). Du skal i emnefeltet skrive, hvem meddelelsen er til – fx att.: Socialrådgiver.

Sofieskolens fælles e-mail sofieskolen@gladsaxe.dk er også en sikker e-mailadresse, men for at sende sikkert, skal du ligeledes sende fra en sikker e-mailadresse.

Det er også sikkert at anvende Sofieskolens kommunikationssystem ”Bosted”.

 

Hvilke rettigheder har forældre og værger?

Ud over at stille krav til sikring af børnenes/de unges data giver databeskyttelsesforordningen også en række rettigheder, for eksempel:

 

Ret til indsigt – hvilke oplysninger behandler Sofieskolen om børnene/de unge

Som led i aftalen med kommunerne indsamler, opbevarer og videreformidler Sofieskolen informationer om barnet/den unge.

Børnenes og de unges udredningspapirer, beskrivelser vi har modtaget i forbindelse med indskrivning på Sofieskolen, årsrapporter, referater fra møder, test, korrespondance med forældre og kommuner mv. findes i børnenes og de unges journalmapper i aflåst hængemappeskab på socialrådgiverens kontor.

Ved indskrivning af et barn eller ung på Sofieskolen udfylder forældrene et oplysningsskema om barnets helbred mv., som er nyttig information at have med, hvis der sker en ulykke og barnet/den unge skal på sygehuset.

Sofieskolen har kontaktoplysninger på samtlige børn og unge, der er indskrevet. Listen indeholder oplysninger om adresser, telefonnumre, e-mails på forældre, sagsbehandlere og PPR psykologer samt barnets/den unges fødselsdato.

På Sofieskolen bruger vi ofte fotos og video af børnene/de unge – dels til brug i det pædagogiske arbejder dels for at fortælle, hvad vi laver. Forældre/værge skal give tilladelse til, om der må lægges fotos på hjemmeside, og om fotos og videoer må bruges eksternt i fx undervisningssammenhænge.

 

Ret til berigtigelse og indsigelse

Som forælder eller værge kan du stille krav om, at forkerte oplysninger om barnet eller den unge rettes eller oplysninger slettes.

Som forælder eller værge har du ret til at gøre indsigelse, hvis du for eksempel mener, vores behandling af oplysninger om barnet eller den unge ikke er lovlig.

I praksis er det ikke altid muligt at lade forældre eller værger udnytte disse rettigheder i fuldt omfang. Et eksempel er, at man for eksempel ikke kan bede om at blive slettet hos Sofieskolen, hvis man har et barn eller en ung indskrevet. Hvis Sofieskolen har handlet på baggrund af forkerte oplysninger, kan det også i nogle tilfælde være nødvendigt at gemme dem i journalsystemerne, da de udgør grundlaget for beslutninger, Sofieskolen har taget. Det kan dog markeres, at de er forkerte.

 

Hvor længe opbevarer vi børnenes/de unges personlige oplysninger?
For at kunne efterleve forpligtelser over for kommunerne, gemmer vi de personlige oplysninger i fem år, efter barnet/den unge er udskrevet fra Sofieskolen. Herefter bliver journalerne videregivet til Gladsaxe Byarkiv, hvor de opbevares for altid.

Forældre og værger kan til en hver tid få oplyst, hvor vi har data fra, og hvordan vi opbevarer data.

 

Klagemuligheder
Der er mulighed for at klage over vores behandling af børnenes/de unges oplysninger og data. Klage skal indgives til Datatilsynet, jf persondatalovens § 58, stk. 1. Se www.datatilsynet.dk